El Comité Organizador está presidido por Iñaki Azkuna Urreta, Alcalde de Bilbao, y compuesto por Gerardo Correas Sánchez, Vicepresidente de la EIP; Cristina de la Vega Guerrero, Presidenta de la AEP; Carlos Fuente Lafuente, Presidente de la EIP; Begoña Ibargüen Batember, Directora del Gabinete de Relaciones Públicas del Ayuntamiento de Bilbao; y Jorge Daniel Salvati, Presidente de la OICP.
Por otra parte, el Comité Científico, que actualmente está trabajando para desarrollar un completo programa atractivo para todas las personas que pertenecen a este sector, está presidido por Carlos Fuente Lafuente, y cuenta entre sus miembros con Isabel Amaral, Vicepresidenta tercera de la OICP y Presidenta de la Asociación Portuguesa de estudios de Protocolo; José A. Bonilla Delgado, Socio Director de Grupo Nahise; Juan Ángel Gato, Vicepresidente primero de la AEP y jefe de Protocolo del Consejo Superior de Deportes; Javier Marquínez Hermoso de Mendoza, Jefe de Protocolo del Ayuntamiento de Pamplona; y José Luis Ochoa Vázquez, Responsable de Protocolo de la Diputación Foral de Álava, entre otros.
El X Congreso Internacional de Protocolo cuenta con la Universidad del País Vasco e Iberdrola como principales patrocinadores (por el momento) y Euskaltel como empresa colaboradora.
Este evento parte de una iniciativa puesta en marcha en el año 1995, cuando se celebró la primera edición en Oviedo. Desde esa fecha, el encuentro se ha celebrado en Sevilla (1997), Valencia (2000), Palma de Mallorca (2001), Madrid (2004), Buenos Aires (Argentina, 2005), Zaragoza (2006), Roma (Italia, 2007) y Sao Paulo (Brasil, 2008). El encuentro, según acuerdo de la OICP, tiene carácter anual, alternándose entre sedes de España y del extranjero.